Egy vállalkozás költségeit áttekintve általában a nagy tételek kapják a legtöbb figyelmet. Azonban könnyű megfeledkezni azokról az apró veszteségekről, amelyek naponta csak néhány száz vagy néhány ezer forintot jelentenek, éves szinten viszont már érzékelhetően ronthatják egy kisebb vállalkozás eredményét.
Az időveszteség is költség
A működési veszteségek egyik legnehezebben észrevehető formája az idő.
Öt perc keresgélés egy raktárban nem tűnik komoly problémának. Ahogy az sem, ha egy rendelés becsomagolása egy-két perccel tovább tart a kelleténél. Ha azonban több dolgozó naponta sok alkalommal találkozik ugyanezzel a helyzettel, az elvesztegetett percek összeadódnak.
Például amikor nincs helye az egyes termékeknek, alkatrészeknek vagy csomagolóanyagoknak. A munkatársak minden rendelésnél keresik a megfelelő méretű tasakot, dobozt, címkét vagy egyéb kelléket. Egy kisebb vállalkozásnál ez sokáig kezelhetőnek tűnhet, hiszen mindenki „nagyjából tudja”, mi hol található.
A növekedéssel azonban ez a rendszer könnyen szétesik.
Minél több rendelés, termék és munkatárs jelenik meg, annál nagyobb jelentősége lesz az egységes tárolási és munkafolyamatoknak. A rendszerezés közvetlenül hat a munka sebességére is.
Az olcsóbb nem mindig jelent alacsonyabb költséget
A KKV-k működésében természetes szempont az árérzékenység. Ha két hasonló termék közül az egyik olcsóbb, logikusnak tűnik azt választani.
A beszerzési ár azonban csak a teljes költség egyik része.Egy alacsonyabb minőségű csomagolóanyag például könnyebben sérülhet, több selejt keletkezhet belőle, vagy a használata lassabb lehet. Ugyanez igaz számos irodai, raktári és gyártási kellékre is.
Érdemes ezért nem csak azt vizsgálni, hogy mennyibe kerül egy adott termék darabja. Fontos kérdés az is, hogy mennyi ideig használható, mennyi hulladék keletkezik belőle, kell-e mellé további eszköz, és mennyi munkaidőt igényel a használata. Egy látszólag néhány forintos különbség könnyen eltűnhet, ha az olcsóbb megoldás több munkával, több selejttel vagy gyakoribb utánrendeléssel jár.
Nem mindegy, hogyan tároljuk az apró termékeket
Kkönnyen kialakulhatnak rejtett veszteségek azoknál a vállalkozásoknál, amelyek sok kis méretű termékkel, alkatrésszel vagy kiegészítővel dolgoznak.
Gondoljunk például egy műszaki alkatrészeket forgalmazó vállalkozásra, egy ékszerkészítő műhelyre, egy webshopra vagy egy olyan cégre, amely különféle szerelési kellékeket tart raktáron. Ha több száz apró terméket kell kezelni, már önmagában a rendszerezés komoly feladat.
A rendezetlen tárolásnak több következménye lehet:
- lassabbá válhat a komissiózás,
- könnyebben elkeveredhetnek a termékek,
- gyakoribbá válhat a téves csomagolás,
- a készletellenőrzés is több időt vehet igénybe.
Egyszerű, átlátható tárolási megoldásokkal is sokat lehet javítani a napi működésen. Apró alkatrészek, kiegészítők, minták vagy más kisebb termékek rendszerezésére például praktikus lehet egy megfelelő méretű simítózáras tasak, kifejezetten akkor, ha a tartalom többszöri hozzáférésére is szükség van. Az átlátszó kivitel megkönnyítheti az azonosítást, a visszazárhatóság pedig olyan helyzetekben lehet előnyös, amikor ugyanahhoz a készlethez többször is hozzá kell férni.
A lényeg azonban nem maga az eszköz, hanem a mögötte álló rendszer: minden terméknek legyen meghatározott helye, egységes csomagolása és egyértelmű jelölése.
A túlcsomagolás is pénzbe kerül
A csomagolás másik gyakori költségforrása a szükségesnél nagyobb anyagfelhasználás. Egy túlméretezett dobozhoz több térkitöltő anyagra van szükség, nagyobb helyet foglal a raktárban, és bizonyos szállítási konstrukciókban a csomag mérete is befolyásolhatja a költségeket. Emellett a szükségesnél több ragasztószalag, fólia vagy egyéb csomagolóanyag használata is folyamatos többletet jelent.
Egyetlen rendelés esetében mindez szinte jelentéktelen. Több száz vagy több ezer csomagnál viszont már számít.
Ezért érdemes néhány alapvető csomagméretet meghatározni, és lehetőség szerint az egyes terméktípusokhoz előre hozzárendelni a megfelelő csomagolóanyagot. Így a munkatársaknak sem minden rendelésnél kell újra eldönteniük, melyik megoldást használják.
A standardizálás egyszerre csökkentheti az anyagfelhasználást és gyorsíthatja a munkát.
A túl nagy készlet ugyanúgy probléma lehet, mint a túl kicsi
A „biztos, ami biztos” beszerzés elsőre megnyugtatónak tűnhet. Ha valamiből sok van raktáron, kisebb az esélye, hogy váratlanul elfogy.
Csakhogy a fölösleges készletben pénz áll. Ez nemcsak a vállalkozás által értékesített termékekre igaz, hanem a működéshez szükséges kellékekre is. Csomagolóanyagokból, irodaszerekből, címkékből vagy más fogyóeszközökből sem feltétlenül gazdaságos indokolatlanul nagy mennyiséget tartani.
A túl sok készlet ráadásul helyet is foglal, megnehezítheti az áttekinthetőséget, és bizonyos termékek esetében az elavulás vagy sérülés kockázatát is növeli.
A másik véglet sem kedvező. Ha egy alapvető csomagolóanyag vagy kellék rendszeresen elfogy, sürgős beszerzésre lehet szükség, ami magasabb szállítási költséget vagy akár fennakadást is okozhat.
A hibák költsége sokszor csak később látszik
Egy tévesen összeállított rendelés költsége jóval nagyobb lehet annál, mint amennyibe maga a hibásan kiküldött termék kerül. Új csomagot kell összeállítani, kapcsolatba kell lépni a vásárlóval, kezelni kell a visszaküldést, új szállításra lehet szükség, és közben egy munkatárs idejét is leköti az ügyintézés. A pénzügyi veszteség mellett pedig ott van az ügyfélélmény kérdése is.
Éppen ezért az egyszerű hibamegelőző megoldások sok esetben többet érnek, mint amennyibe kerülnek. Ilyen lehet a jól olvasható címkézés, a termékek egyértelmű elkülönítése, a rendelés csomagolás előtti ellenőrzése vagy akár egy egyszerű ellenőrzőlista.
Minél ismétlődőbb egy munkafolyamat, annál inkább érdemes azt egységesíteni.
Az adminisztrációban is sok felesleges perc rejtőzhet
Nem csak a raktár vagy a csomagolóasztal környékén érdemes keresni a veszteségeket.
Sok KKV még mindig olyan adminisztrációs folyamatokat használ, amelyek évekkel korábban alakultak ki, és azóta senki sem vizsgálta felül őket. Ugyanazt az adatot több helyre rögzítik, manuálisan másolnak információkat rendszerek között, vagy olyan táblázatokat vezetnek, amelyek tartalmát már alig használja valaki.
Egy-egy ilyen feladat csak néhány perc. Éves szinten azonban jelentős munkaidőt köthet le.
Érdemes ezért időnként végignézni a rendszeresen ismétlődő adminisztrációs feladatokat, és feltenni három egyszerű kérdést: valóban szükség van erre a lépésre, automatizálható-e, illetve elvégezhető-e egyszerűbben? Akár egy folyamat egyszerűsítése vagy néhány fölösleges lépés elhagyása is érezhető változást hozhat.
A ritkán felülvizsgált előfizetések is könnyen összeadódnak
A digitális szolgáltatások korában egy vállalkozás könnyen összegyűjthet számos kisebb havi előfizetést.
Számlázóprogram, projektmenedzsment-eszköz, felhőtárhely, grafikai program, marketinges alkalmazás, kommunikációs platform és különféle kiegészítő szolgáltatások jelenhetnek meg a céges bankkártyán.
Ezek egyenként gyakran nem képviselnek jelentős összeget. Előfordulhat azonban, hogy egy szolgáltatást már alig használ valaki, ugyanazért a funkcióért két külön rendszerért is fizet a vállalkozás. Évente egyszer-kétszer ezért érdemes végignézni minden rendszeres előfizetést. A kérdés egyszerű: használjuk még, szükségünk van rá, és a megfelelő csomagért fizetünk?
Nem mindig a legnagyobb költségen lehet a legkönnyebben spórolni
Egy vállalkozás számára természetesen továbbra is a legnagyobb kiadások jelentik a pénzügyi tervezés alapját. A kisebb működési veszteségek jelentőségét mégsem érdemes alábecsülni. Egy átláthatóbb raktári rendszer, megfelelő méretű csomagolóanyag, következetes címkézés, jobb készlettervezés vagy egy fölösleges adminisztrációs lépés megszüntetése önmagában nem fogja megváltoztatni egy vállalkozás eredményét.
De tíz-húsz hasonló javítás együtt már igen. Éppen azok az apró költségek is érdemlik meg a figyelmet, amelyekről első látásra úgy gondolnánk: ennyi igazán nem számít.