A digitális rendetlenségbe beletartoznak mindazok a fájlok, dokumentumok és adatok, amelyeknek tárolására, hozzáféréseik engedélyezésére a cég nem lát rá, vagy nem gyakorol felette ellenőrzést. Mindez biztonsági kockázattá válik, amikor fontolóra vesszük, hogy az alkalmazottak 72%-a személyesen azonosítható vagy érzékeny információkat tárol a munkahelyi dokumentumaiban, ami nyilvánosságra kerülésekor reputációs, illetve pénzügyi kárt okozhat a vállalkozásnak, alkalmazottainak vagy ügyfeleinek.

A digitális rendetlenség megszüntetése kihívást jelent a vállalatok számára, és ebben az egyik legfontosabb lépés, hogy átlássuk, ki a felelős mindezért. Az alkalmazottak közel háromnegyede (71%) úgy gondolja, hogy nem nekik maguknak, hanem inkább a cég vezetőinek, az IT vagy a biztonsági csoportnak kellene biztosítania megfelelő hozzáférési jogokat az emailekhez, fájlokhoz és dokumentumokhoz. A probléma az az, hogy amíg az alkalmazottak számára az IT és biztonsági csoportok adják a fájlokhoz és a mappákhoz a hozzáféréseket, addig emberi hiba is előfordulhat. Például véletlenül vagy szándékosan, a beosztottak a kollégáiknak vagy külsősöknek hozzáférést adhatnak vagy kikerülhetik az IT adminisztrátort új együttműködési eszközökkel. Azok az alkalmazottak, akik egyidőben többszörösen hoznak létre vagy dolgoznak együtt dokumentumokon, felelősek a digitális rendetlenség kialakulásáért.

A jelentés azt állapította meg, hogy az alkalmazottaknak a digitális rendetlenség előidézéshez hasonló mindennapi szokásaik is vannak. Az emberek többsége ugyanúgy tart rendet a hűtőjében, mint a digitális életében, a szabadságuk előtt a hűtőjük tartalmát átválogatók 88%-a a munkafájljait is rendbe sorolja.

“Az exponenciálisan növekvő adatmennyiségek miatt a vállalati vezetőknek oda kell figyelniük a digitális rendetlenségre és az abból származó potenciális kockázatra.” – mondta Maxim Frolov a Kaspersky Lab globális értékesítésért felelős alelnöke. “Persze a rendezett hűtők nem garantálják a biztonsági incidensek elleni védelmet, de hasonló szemléletmód kialakítása a digitális anyagaink rendben tartására vonatkozóan ellenállóbbá tesz a kiberfenyegetésekkel szemben. Az alkalmazottaknak oktatásban kell részesülniük arról, hogy hogyan kezeljék és tartsák biztonságban digitális állományaikat egyszerűsített módon.”

A digitális káosz elkerülése érdekében a Kaspersky Lab az alábbiakat javasolja a vállalkozásoknak:

• Tartsanak oktatást a munkavállalók számára – Fontos, hogy a tréning során a mindennapi munkához használt praktikus készségeket sajátítsák el, úgy mint például a Kaspersky Automated Security Awareness Platform segítségével tehetik.

• Rendszeresen emlékeztessék a munkavállalókat a kiberbiztonsági szabályok betartására, hogy azok ne merüljenek feledésbe, akár az irodában elhelyezett plakátok segítségével.

• Készítsenek másolatot a legfontosabb adatállományokról a vállalati információk biztonsága érdekében. Az IT berendezéseket és alkalmazásokat rendszeresen frissítsék, hogy a sérülékenységet elkerüljék.

• A kis- és középvállalkozások válasszanak egyszerű és elismert biztonsági szolgáltatást, mint például a Kaspersky Endpoint Security Cloud.