Számos kihívás elé állította a pandémia a vállalatokat, a HR-t is érintő problémák közül talán a home office intézménye hozta a legnagyobb változást az elmúlt időszakban. Amelyik cég profiljából adódóan megtehette, átállt az otthoni munkavégzésre, ezzel is csökkentve a fertőzésveszélyt. A home office vonzó lehetőségnek bizonyult a munkavállalók számára is, hiszen nem veszett el az amúgy utazással töltött idejük.

Az otthoni munkavégzés azonban speciális nehézségeket is hozott, mert a munkahelyitől eltérő környezetben nem is olyan egyszerű ráhangolódni a feladatokra. Ezt nehezíthette esetleg az otthon maradó gyerekek jelenléte, a munkaeszközök vagy a saját, munkavégzésre alkalmas helyiség hiánya is, de a munkatársakkal való online kapcsolattartás is másfajta jelenlétet, munkastílust követelt meg. A munkaadók pedig leginkább a kontroll megőrzéséért küzdöttek, gyakran túlzásokba esve. Emellett a csapatkohézió megtartása is bonyolult feladatként jelentkezett.

Otthonról könnyebb?

„Sok szervezet esetében, ahol a pandémia előtt nem volt jellemző az otthoni munkavégzés, kezdetben az átállás egészen gyakorlati okokból jelentett nehézséget. Ilyen lehetett a home office szabályzat összeállítása vagy a kollégák szükséges munkaeszközökhöz juttatása. Amint ezeket leküzdötte a HR és a munkáltató, a következő lépcső a hatékony munkafolyamatok és kommunikációs csatornák kialakítása volt. Sok esetben az egész működés átszervezésre szorult, és kezdetben ez nehézségeket okozhatott. De a technikai és logisztikai problémákon túl a járvány olyan, előtte kevésbé tapasztalt mentális terheléseket is előhozott, amilyenekre kevés kész megoldás volt. Ide tartozik az izoláltság, a járványhelyzet okozta aggodalmak, egészségügyi gondok, időgazdálkodással kapcsolatos nehézségek” – mondta el Hári Péter, a CX-Ray Kft. alapító ügyvezetője.

Véleménye szerint a hatékony működés egyik legfontosabb pontja az, hogy a munkavállalók azt érezzék, nem maradtak egyedül, hogy a szervezet részei. Az állandó kommunikáció, az online közös ebédek, kávészünetek, csapatépítők mind ehhez az élményhez tesznek hozzá. Az online ebédek során a munkatársak saját otthonukból, élő videós hívás segítségével élhetik át a megszokott, közös étkezések hangulatát. Ez ugyan nem adhatja vissza teljes mértékben a személyes találkozás élményét, de a karantén időszakában nagy szerepe volt az ilyen megoldásoknak a kapcsolattartásban.

A home office számos előnye közül Czellecz Zoltán, a Work Force operációs igazgatója kiemelte, hogy a munkavállalóknál javult a produktív és nem produktív idő aránya. „Naponta akár 1-1,5 óra utazási időt spóroltunk meg, ébredés után fél órával akár már egy online meetingen lehettünk, illetve koncentráltabban tudtunk olyan feladatokon dolgozni, amikből a kollégák beszélgetése, kérdései korábban az irodában kizökkentettek. Munkáltatói oldalon a toborzási tér kitágulása a legjelentősebb különbség, amit a home office hatására tapasztaltunk.

Ha a kollégák home office-ból el tudják látni a feladataikat, akkor hirtelen toborzási vadászterület lesz az ország bármely megyéje, de akár külföldről is bővíthetjük a csapatot, ahogy azt sok vállalat meg is tette.” Emellett hibrid megoldások is születtek, a munka részben otthon, részben az irodában zajlik: „Azoknál a pozícióknál amik korábban irodai környezetben léteztek a hét minden napján, most 3/2, illetve 2/3 osztásban működő home office/irodai jelenlétet látunk.”

„A hibrid megoldások sok szempontból működnek ideálisan – tette hozzá Hári Péter. – Egyrészt elősegítik a járványügyi szabályozásokat is, hiszen nem tartózkodik egyszerre annyi ember az irodában, mint korábban. Emellett a benn töltött napokon a csapattagoknak van lehetőségük találkozni, meetingelni. Az otthoni munka pedig az elmélyülést és a fókuszálást segíti elő.”

 

Toborzás a távolból

Jelentős változásokat hozott a járvány az új munkaerő megtalálása és felvétele terén is, sok munkáltató alakította ki vagy fejlesztette tovább a digitális toborzás folyamatait. „Sőt, a Covid alatt kiderült, hogy lehetséges a digitális onboarding is, ha az új munkatárs telefonját és laptopját kiszállíttatjuk a lakcímére, onnantól kezdve hosszú időn keresztül személyes jelenlét nélkül is be tud tanulni, illetve el tudja végezni a feladatait” – emelte ki Czellecz Zoltán. A toborzás területén a jelöltek megtalálása, megszólítása a pandémia előtt is jellemzően online történt. Az állásinterjúk, tesztek online platformra költözése jelentett újdonságot sok munkáltató számára.

A teljesen online megoldások azonban új kihívásokat hoztak ezen a területen is. „A digitális eszközök általában kiiktatják azt az informális és rendkívül hasznos lehetőséget a közvetlen benyomások megszerzésére, aminek a személyes interjú előtti, recepción történő várakozás adott teret. Ezt a felkészültebb jelöltek tudatosan használták, hogy megfigyelhessék, milyen a munkatársak közti kommunikáció, mennyire feszített a munkatempó, stb. Ennek, illetve általában az irodai térről szerzett személyes benyomásoknak a hiánya mindenképp kezelendő, amire jó megoldást jelenthet egy rövid online beszélgetés a leendő csapattagokkal” – hívta fel a figyelmet Czellecz Zoltán.

Digitális megoldások

Hári Péter szerint a HR jövője egyértelműen a digitalizációban rejlik. „Minden olyan megoldás, ami megkönnyíti a munkavállalók és a HR-munkatársak életét, használatban fog maradni. llletve az olyan megoldások, amelyek segítenek szervezni a folyamatokat, ezáltal szervezeti szinten generálnak értéket. Egy digitális teljesítményértékelési rendszer, amely felváltja a papír- vagy excel tábla alapú rendszert, rengeteg terhet tud levenni a HR és a munkatársak válláról, szervezeti szinten egyszerűsíti a folyamatokat, a vezetőknek pedig lehetőséget ad arra, hogy naprakészen követhessék a munkatársak célteljesítését” – mutatott rá a szakember.

Czellecz Zoltán úgy véli, a digitalizált megoldások a pandémia után is megtartják kivívott pozícióikat, és még inkább teret nyernek a közeljövőben. „Több önkiszolgáló megoldással élhetnek majd a munkavállalók, az online interjúk rugalmassága is nélkülözhetetlen marad, és még kevesebb papíralapú adminisztrációval kell majd megbirkóznunk – emelte ki a WorkForce operációs igazgatója. – Egyéb területeken a home office, az egészségmegőrzés érdekében tett intézkedések maradnak velünk tartósan.”