Egy-egy pozíció keresésekor akár több száz önéletrajzból kell válogatniuk a vezetőknek és HR szakembereknek, és gyakran 7-8 toborzási kampányt is kezelnek párhuzamosan, így a leterheltségük jelentős. Nagy nyomás nehezedik rájuk, miközben a vezetőség költséghatékony és gyors megoldásokat vár el.

„Sok cégnél a mai napig nem tudatosult, hogy a toborzási folyamatok milyen elképesztő mértékű erőforrásigénnyel járnak. A tét hosszú távon igen nagy, mert egy rosszul kiválasztott kolléga nem csak a vállalat tevékenységének és üzleti céljainak sikerét veszélyeztetheti, de a betanítása, képzése is plusz költséget jelent a vállat számára.” - mondja a vezetési és toborzási szakértő.

Napjaink toborzási megoldásai nem állnak meg az egyszerű álláshirdetéseknél. A gyors növekedés, a leterhelt kollégák, a megnövekedett feladatok vagy a fluktuáció mind indikátorai az új munkaerő szükségességének. Azonban gyakori, hogy ilyenkor már késve kezdődik el a keresés, és a munkaerő piacon nagy a verseny a legjobb szakemberekért. Látható, hogy a munkaerő-felvétel az igények felmerülésétől kezdve egy hosszú folyamat, számtalan nehezen kalkulálható költséggel és határidőkkel. Csak egy jól kialakított toborzási folyamat segíthet a HR költségek csökkentésén és a megüresedés gyors betöltésén.

„Amikor felmerül az igény az új munkavállalók felvételére, a folyamat sok bizonytalansági tényezőt hordoz, szakértelmet kíván és mindemellett megfelelő időzítés is szükséges hozzá. A stratégiához illesztett munkaerő felvétel ráadásul megelőzi a növekedést magát. A kiválasztási folyamat akár hónapokig elhúzódhat, és be kell fejezni még azelőtt, hogy igazán szükségessé válna az új kolléga munkája. Ehhez viszont elengedhetetlen, hogy átgondolt legyen a toborzási folyamat és időben megkezdjük a keresést, mert a jelenlegi munkerőpiaci helyzet gyors megoldásokat és egyszerűbb kiválasztási rendszert igényel.” – részletezte az ügyvezető-tulajdonos.

Az egésznek az a lényege, hogy ahogyan egyre több lesz a pályázatok vagy a nyitott pozíciók mennyisége, azaz minél több munkavállalót keresnek, értelemszerűen egyre nagyobb lesz a verseny is a munkaerő piacon. Ami azt jelenti, hogy az egy keresésre jutó jelöltek száma jelentősen növekszik azáltal, hogy ők is egyre több hirdetésre tudnak jelentkezni. A nagyobb  verseny viszont újabb kihívások elé állítja a toborzást folytató vezetőket, HR-eseket is, és a munkaerő közvetítéssel foglalkozó cégeket.

„Sokszor tapasztaljuk és gyakran elmondják az ügyfeleim, hogy ugyanannyi munkával, ugyanazokkal az eszközökkel nagyobb versenyhelyzetben nem tudnak már ugyanannyira sikeresek lenni, mint korábban. Ennek több oka is van: az egyik az, hogy a jelentkezők bőven tudnak válogatni a számukra potenciális állásajánlatok között, és ezzel élnek is, a másik viszont az, hogy sokkal gyorsabban kell lefolytatni egy-egy keresést. Felfokozott versenyhelyzetben nem fér bele az, hogy több körös állasinterjúkat csináljunk, nem fér bele az, hogy hetekig húzzuk a döntést, vagy ne legyenünk folyamatos kommunikációban a potenciális jelöltekkel. Mindezt azonban hagyományos eszközökkel nem lehet hatékonyan kezelni.” – fejti ki Nemes-Nagy Szilvia.

A vállalatoknál az általános kiválasztási gyakorlat még mindig lassú és pontatlan. A kérdés az az, hogy hogyan lehet lényegesen lerövidíteni a toborzási folyamatot, hogy emellett minden szükséges információ rendelkezésünkre álljon a döntéshez. Bár a cégek nagy része már rutinszerűen használ informatikai eszközöket és különböző szoftvereket, vállalatirányítási rendszereket, hogy ténylegesen fejlesszék, hatékonnyá tegyék a folyamataikat, mégis még mindig az a tendencia, hogy a HR nélkülözi ezeket a rendszereket, így ma is a legkorszerűbb HR eszköz a kiválasztásban az Excel táblázat, amibe valamilyen szempont szerint osztályozni próbáljak a HR-esek a jelölteket.

„Tapasztalataik szerint a kiválasztási folyamat első szakasza jól automatizálható egy jól strukturált informatikai eszközrendszerrel, amivel az értékes HR-erőforrást más, nagyobb hozzáadott értékkel rendelkező folyamatokra lehet fordítani. A manuális megoldásokkal szemben gyorsabban és egyszerűbben teremthető kapcsolat a potenciális jelöltekkel, ráadásul egy hatékony, megbízható előszűrő szoftverrel lényegesen leegyszerűsíthető ez a folyamat. Ezekkel a megoldásokkal a toborzókra nehezedő, időigényes munkafolyamatok szinte teljes mértékben kiválthatók: gyorsabb az előszűrés és a jelöltlista kialakítása, valamint megspórolható az interjúk száma és a gyakori kérdések megválaszolására fordított idő. Ezért mi korszerű, eszközöket használunk, amivel már a jelentkezés pillanatában szűrünk az elvárásokra és az előnyökre. Mivel nem fecséreljük az időt fölöslegesen önéletrajzok minősítésére és szelektálására, ezért van időnk arra például, hogy alaposan utánajárjunk a referenciáknak. A rendelkezésre álló online tesztek pedig biztosítják azt, hogy a mennyiségi szűrés után tényleg ki tudjuk választani a legmagasabb minőséget a jelöltekből.” – részletezi a szakértő.

Sokszor már azzal időt spórolnának meg a vállalatok, ha ténylegesen nem sablon, hanem célzott álláshirdetéseket tennének ki a portálokra, amivel  már eleve a potenciális jelölteket tudják bevonzani. Ehhez viszont teljes mértékben szakítani kell a korábbi felsorolás típusú álláshirdetésekkel.

„Ezeknek a jelenleg használatos álláshirdetéseknek a hatékonysága nagyon nagyon alacsony. Amikor nagy a verseny, akkor a feladat mindig az, hogy hogyan tudok kitűnni én a sok másik hirdető cég közül. Itt ma már egy álláshirdetés inkább marketinges feladat, némi PR-ral, mintsem csupán csak HR.” – teszi hozzá az ügyvezető-tulajdonos.

A növekedéshez kiemelt fontosságú a vállalatról, mint munkáltatóról szóló pozitív üzenetek eljuttatása a legnagyobb célcsoport, a lehetséges munkavállalók és az egész társadalmi környezet felé. A jelenlegi felgyorsult helyzetben nem elég jó álláshirdetést írni, hanem ki is kell tűnni a versenytársak tömegéből. És mi az, ami a figyelmet megragadja? Ez csak valami olyan lehet, amely egyedi, ami különleges. Ami másoktól eltér. Amit leginkább, mint vállalati identitás határozhatunk meg, hiszen egy cég számára létfontosságú, hogy a környezetében pozitív megítélésben legyen része. 

„Gyakorlatilag brandépítésről beszélhetünk akkor is, amikor toborzunk. Erre az egyetlen lehetőség hogy kommunikáljuk a cég munkavállalói értékét, gondolok itt elsősorban a munkavállalókkal való bánásmódra, a vállalati értékrendre,  a gondolkodásmódra és a célokra.” -  mondja Nemes-Nagy Szilvia.

Maga a toborzási folyamat is egyfajta PR tevékenység, hiszen ahogy kezeljük a jelölteket, az alakítja a rólunk kialakult képet.

„Amit minden toborzással foglalkozó vezetőnek észben kell tartania, hogy a jó minőség kapós áru és a jó jelölt nem vár. És, ha lesz valaki akinek legalább olyan jó az ajánlata mint a miénk, de gyorsabb, akkor viszont nem minket fog választani. Ráadásul egy lassú és nehézkes kiválasztási folyamat nem a legjobb PR. Ellenben a  korszerű eszközökkel végzett gyors, hatékony toborzási folyamat kifejezetten kívánatossá teszi az adott céghez való csatlakozást. Ezt számtalan ügyfél és számtalan jelölt visszajelzés bizonyítja számunkra. Igenis lehetünk ennek a jelenlegi munkaerőpiaci helyzetnek a gazdasági győztesei, de ehhez változtatni kell, fejlődni kell. Az eredmény viszont az, hogy meg tudjuk szerezni a piac legjobb szakembereit a cégünk számára.” – zárja gondolatait Nemes-Nagy Szilvia szakértő és a Performia Hungary ügyvezető-tulajdonosa.