Nagyot lép előre 2025. január 16-tól a magyar állam digitális biztonságban: az Ügyfélkapun keresztül elérhető állami szolgáltatásokhoz már nem lesz elegendő egy felhasználónév és jelszó páros, hanem vagy az új Digitális Állampolgársági Platform (DÁP) mobilalkalmazásra, vagy valamilyen külső, okostelefonon működő azonosító szolgáltatásra lesz szükség.

Mindez jól tud működni a magánszemélyek esetében, a vállalati adminisztráció gyakorlati kérdéseire viszont mintha nem gondoltak volna teljeskörűen a fejlesztők. Meghatalmazni az új rendszerben a cégek egyes könyvelőket, magánszemélyként tudnak, pedig könyvelési szolgáltatásra a legtöbb esetben egy jogi személlyel, a könyvelőirodával szerződnek a vállalkozások.

Jelentős adminisztrációs terhe lesz, ha egy szabadság, betegség idején minden egyes könyvelőt külön kell a megbízóknak az ügyfélkapuban hozzáadni, az irodák pedig az alapján sakkozhatnak a munkaszervezésben, hogy ki melyik cég bevallásaihoz férhet hozzá.

„Egy könyvelőiroda több tucat ügyféllel dolgozik együtt. Nagyon jelentős időigénye és költsége van annak, hogy folyamatosan egyeztessenek az ügyfelekkel, mikor melyik könyvelőnek, melyik céghez van hozzáférése. Sokkal ésszerűbb és biztonságosabb lenne, ha a vállalkozások könyvelőirodákat bízhatnának meg ügyeik ellátására, és azok aktív munkatársai férhetnének hozzá a digitális hivatali ügyekhez" – foglalta össze javaslataikat Harkai István, a Minősített Könyvelők Egyesületének (MINKE) elnöke.

Magyarország legnagyobb könyvelői érdekképviselete egyeztetett a fejlesztővel a problémákról, majd levélben eljuttatta fejlesztési javaslatait a Miniszterelnöki Hivatal, valamint a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. részére.

Adatvédelmi és munkajogi aggályok

Szerencsére számos területen sikerült az elmúlt hónapokban előrelépést elérni. A kétfaktoros azonosítással azonban a könyvelőirodáknál továbbra is kihívás, hogy az irodai és magáneszközök szétválaszthatóság nem megoldott.

„Amikor a munkavállalóknak saját eszközeiket kell használniuk a hitelesítési kódok fogadására, az adatvédelmi és munkajogi kérdéseket is felvethet. Ha pedig csak ezért kell mindenkinek vállalati okostelefont vásárolni, az emeli a szolgáltatások költségét." – világított rá egy gyakorlati problémára Harkai István.

A könyvelők kapcsán a legtöbbeknek a NAV-nak leadott adóbevallások jutnak eszébe, pedig jóval több területen segítik a cégek működését. Emellett kezelik a cégkaput, az önkormányzati ügyeket, helyi adókat, e-papír rendszerben kezelik a hivatali levelezést, intézik az Államkincstárral kapcsolatos ügyeket, a KSH-nak adnak le adatszolgáltatásokat, a vállalatok jelentős részénél kell élelmiszer-biztonsági (NÉBIH) és hulladékkal, EPR-díjjal (MOHU) kapcsolatos ügyeket intézni.

A könyvelőknek teljeskörű ügyintézéshez akár több, mint tizenöt különböző meghatalmazást kell adni. Ráadásul minden egyes értintett ügyintézőnek egyesével, egy nagyobb vállalatnál akár több száz meghatalmazásról beszélünk!

Mindezeken felül van olyan eset, amikor nem is működik a meghatalmazás: az egyéni vállalkozások webes ügysegéd rendszerébe sehogy nem tud szabályos megbízással egy könyvelő ma belépni. A jelenlegi rendszerben a digitális ügyintézés tehát nem az egyszerűsítés felé megy, hanem sokkal inkább növeli az adminisztrációs terheket, és nem mellékesen a vállalkozók költségeit is.

Egyszerű megoldási lehetőségek 

A vállalkozásként működő könyvelőirodák esetében egyszerű megoldás lenne, ha a könyvelőirodák cégkapuján keresztül lehetne beadni a megbízók adóbevallásait. Így a vállalkozásoknak csak a könyvelőirodát kellene egyszer megbízni. Már csak azért is logikus lenne ez a lépés, mert nem az alkalmazott könyvelő, hanem a könyvelőiroda vállalja a felelősséget a bevallások időbeli és pontos leadására.

Ez a megoldás azonban nem oldaná meg az egyéni vállalkozóként működő könyvelőirodák helyzetét, hiszen ők nem rendelkeznek cégkapuval. Ráadásul cégkapu is csak magánszemélyként történő belépés után használható.

A hosszú távon is legjobb megoldás az lenne, ha speciális cégkapu hozzáférést hoznának létre a könyvelőirodák számára, cégjogi státusztól függetlenül. Ezt kellene kiegészíteni egy olyan meghatalmazási dokumentummal, amellyel a vállalkozók minden egyes hivatalra meg tudnák adni és vissza tudnák vonni a könyvelőirodáknak adott meghatalmazást. Ha ez megvalósulna, akkor a biztonságosabb ügyfélkapuval egyszerűbben és gyorsabban lehetne az ügyintézést végezni, egyszerűsítve a vállalkozók életét, csökkentve adminisztrációs terheiket.