A szállodák, panziók már most is küldenek bizonyos adatokat statisztikai célokra a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központnak (NTAK), elsősorban az adatvezérelt, célzott marketingtevékenység és a turisztikai beruházások hatékonyabbá tétele érdekében. Az új szabályozás szerint azonban digitális okmányolvasót is használniuk kell, a törvényben meghatározott adatokat így rögzítik szálláshelykezelő szoftverükbe, majd egy tárhelyre – a Vendég Információs Zárt Adatbázisba, vagyis a VIZA rendszerbe – továbbítják. Itt legfeljebb két évig, titkosított módon tárolják az adatokat, ezekre csak a rendőrség kereshet rá célzottan, bűnmegelőzési és bűnüldözési célból. 

A kötelezettség eredetileg idén januártól lépett volna hatályba, de a koronavírus-járvány közbeszólt. A legutóbbi rendelkezések szerint a szálláshely-szolgáltatóknak az adatokat szeptember elsejétől kell beolvasniuk és továbbítaniuk a VIZA rendszerbe. 

Összecsaphatnak a hullámok a szállásadók feje fölött  

A Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége szerint a pandémia előtt mintegy 3500 kereskedelmi szálláshely működött Magyarországon   ez a szám a válság hatására 2900 körülire csökkent, de a forgalom növekedésével arányosan várhatóan emelkedni fog. Mindegyiküket érinti az új szabályozás, aminek jelentős költségvonzata lehet. Az okmányokat ugyanis nem lehet egyszerűen csak lefényképezni vagy fénymásolni, a szigorú adatvédelmi és továbbítási szempontoknak megfelelő céleszközök pedig többszázezres kiadással terhelnék az egyébként is éppen súlyos válságban lévő szektor vállalkozásait.

Az okmányolvasók beszerzése, a szerverek frissítése, beüzemelése egy száz szobás háznál körülbelül egymillió forintos költséget jelenthet. A kisebb szálláshelyeken elegendő lehet egy-két fizikai készülék, de egyetlen ilyen eszköz akár ezer euróba is kerülhet. A nagyobb kapacitású házakban, szállodákban, ahol alapesetben is egyszerre több kollégánál jelentkeznek be vendégek, több készülékre van szükség.  

Mentőövet dob a GoodID  

Ezekre a problémákra figyelt fel az ID&Trust Kft. A cég mintegy két évtizedes tapasztalattal rendelkezik a digitális okmányok és azonosítási rendszerek fejlesztése terén. Megoldásként egy költségkímélő, biztonságos, az előírásoknak teljeskörűen megfelelő és gyorsan telepíthető rendszert fejlesztett ki, amely az eddig ismert fizikai olvasó készülékek árának töredékéért veszi le az okmányolvasás és adatszolgáltatás gondját a szállásadók válláról. Fejlesztése a GoodID-n, az első hazai mobiltelefonos digitális irattárca alkalmazáson alapul, amely egyébként mindenféle okmányunk digitális megfelelőjét, sőt, hűségkártyáinkat is rögzíteni tudja. Ez ráadásul egy úgynevezett auditált elektronikus hírközlő eszköz – tehát a pénzmosás elleni törvénynek és az MNB előírásainak megfelelő, távoli ügyfél-azonosításra is alkalmas megoldás. 

A GoodID Scanner okmányolvasó lényege, hogy az előbb említett digitális irattárca a szálláshelyeknek nyújtott szolgáltatás keretében átkapcsolható okmányolvasó üzemmódba. Az igazolványokat szinte bármilyen androidos és iPhone telefonnal be lehet olvasni, így nem kell drága műszaki berendezéseket rendelni és hadrendbe állítani. A mobilapplikáció összeköttetésben áll a szálláshelyi alkalmazással, amely automatikusan továbbítja az adatokat a szálláshely saját szoftverébe, és onnan küldi tovább a VIZA rendszerbe. Az okmányolvasó app futhat akár a szállásadó saját androidos és iPhone telefonján, vagy a recepción, egy erre fenntartott készüléken is. Attól nem kell tartani, hogy a teljes igazolvány bekerül a rendszerbe, a GoodID Scanner ugyanis nem az okmányokat fotózza be egészben, csak a kötelezően előírt adatokat rögzíti az adatvédelmi szabályoknak megfelelően, és továbbítja a szálláshelyi szoftver részére, anélkül, hogy a személyes adatokat tárolná. 

A mobil alapú megoldásból adódóan a szálláshelyeknek plusz előnyt jelent a lokációfüggetlenség, azaz annak a lehetősége, hogy az okmány-szkennelésekkel nem kell terhelni a recepciós pult foglaltságát. Az okmányok beolvasásába a személyzetből más is be tud kapcsolódni - ez nagy előny például akkor, ha egy csoport érkezik a szálláshelyre. 

A gyorsaság egy másik fontos szempont a fejlesztés során. A megoldást úgy alakították ki, hogy kifejezetten a VIZA-nak szükséges adatcsomaghoz rögzítik az okmányról a megfelelő adatokat. Egy chipes okmánynál így akár 5 másodpercre is rövidülhet az okmányolvasás ideje; a recepciós hibátlan adatokat kap, javításra nincs szükség, így időt is spórol. 

„A megoldás iránt nagy az érdeklődés: 7 szálláshelyi szoftverszállítóval már működő integráció áll rendelkezésre. Az első hetekben már több mint 350 ügyfél vette használatba és több mint harmincezer okmányolvasás történt.” – mondja Deák András, a GoodID üzletfejlesztési vezetője. „Éppúgy szívesen használják a kisebb szobaszámú szálláshelyek, mint a nagy nemzetközi szállodaláncok, akik hazai vagy külföldi vendég okmányát szeretnék beolvasni. Az igénybevétel gördülékenységét segíti a teljesen online előfizetési és használatbavételi folyamat, akár ügyfélszolgálati támogatással. A kötelező adatszolgáltatási tevékenység mellett üzletileg is hozzáadott értéket jelenthet a szálláshelyek részére az okmányolvasás, hiszen személyazonosító okmány lakcímkártyával történő ötvözésével tökéletesen kiváltható a papír alapú bejelentkezési folyamat.”

Együtt evezünk a part felé; bekapcsolódnak a szálláshelyi szoftver, azaz PMS (property management software) - fejlesztők

Az okmányolvasó és a VIZA között a szálláshely által használt PMS rendszer az összekötő kapocs. A PMS egy olyan digitális rendszer, amelyben az adott szálláshely nyilvántartja az összes foglalást, számláz, vagy akár az árakat kezeli elektronikus formában. A SabeeApp felhő alapú szállodamenedzsment szoftver munkatársainak már van tapasztalatuk az új szabályozással kapcsolatos teendők terén. Szoftverüket felkészítették arra is, hogy a PMS könnyedén adatot tudjon fogadni a GoodID-ból. 

„A GoodID Scannertől kapott adatokat a vendégprofilhoz kapcsoltuk, amely egyszerűen elérhető a foglalási adatlapról, ugyanis mindenképpen abban gondolkodtunk, hogy ezeket olyan felületen mutassuk meg, amelyet a bejelentkezési folyamat során a recepciós kezel” – mondja Fulmer Réka, a SabeeApp Hotel Management Szoftver termékfejlesztésért felelős menedzsere. 

A GoodID applikációja az adatokat egyenesen a szálláshely kezelő szoftverbe továbbítja, ahol a felhasználónak lehetősége lesz ezeket megtekinteni, illetve a VIZA előírása szerint módosítani is a beküldés előtt. A SabeeApp szerint a GoodID megoldásának legnagyobb előnye, hogy a recepciós személyzet szabadon mozoghat a vendégfogadó térben és a szállodának nem jelent extra eszközberuházást. Az eddigi tapasztalatok szerint a szálláshelyek az egyszerű és könnyen megvalósítható megoldásokat keresik, ezért a mobil applikáció, mint okmányolvasó nagyon is imponáló számukra. Az online adatszolgáltatás egy olyan új folyamat lesz a szállásadók napi működésében, amelyhez minél előbb adaptálódniuk kell. Ezt teszi lehetővé a GoodID és a SabeeApp közös fejlesztése és szakértői támogatása. 

  

Több hajó már a kikötő felé tart  

Az iparág szereplői közül sokan még bizonytalanok, de a többség már tájékozódott a lehetséges megoldásokról. A CPI Hotels Hungary szállodái is készülnek az új procedúra bevezetésére. A cégnek Budapesten jelenleg három létesítménye van. A portfólió a szállodák típusait tekintve elég széles. A legnagyobb a Courtyard by Marriott Budapest City Center a maga 235 szobájával és hatalmas konferencia-kapacitásával. A Mamaison Hotel Andrássy egy 68 szobás butikszálloda, míg a Mamaison Residence Izabella apartmanhotel 38 lakosztályt tart fenn. Ezen kívül a cégcsoport 2 új szálloda fejlesztésén dolgozik Budapesten, az V. kerületi Mérleg utcában – ezek várhatóan 2021. utolsó negyedévében nyílnak majd meg. 

„Sötétben tapogatóztunk mi is, kerestük a megoldásokat, hogyan feleljünk meg az új adatszolgáltatási feltételeknek, hogyan ugorjuk meg ezt a feladatot” – mondja Franciscy Gergő general manager. „Nekünk meg kell rendelni a PMS-szolgáltatótól a kapcsolatot, amely összeköt majd minket a VIZA-rendszerrel. Emellett egy eszközre is szükségünk van, amely bármilyen fajta okmányolvasó lehetne, de egyelőre ez nincs meghatározva. A járvány következményei után, amikor éppen próbálunk kievickélni a vízből, hatalmas terhet ró ránk újfent a rendszer, de megtesszük, amit kell. Igyekszünk minél költséghatékonyabb megoldást találni. Vannak ráadásul jól működő, de a mieinknél kisebb szálláshelyek, amelyeknek szintén meg kell ezt lépniük, és nem mindegy, hogy egy olcsóbb, de jól működő hazai szoftverrel tudják ezt megtenni, vagy újabb forrásokat kell megmozdítaniuk, hogy egy drágább, esetleg külföldi rendszerrel tudjanak működni” - véli a szakember. 

„Én magát a GoodID applikációt is kipróbáltam évekkel ezelőtt, a telefonomon is rajta van, erre az összes okmányomat fel tudom tenni biztonságosan, és nem kell magammal hordanom a tárcámat. Később megmutatták nekem a Scannert is, és ezt is meggyőzőnek találtam” – meséli Franciscy Gergő. 

„Az első lépés tehát az, hogy a korábban említett PMS-t és a VIZÁ-t összekössék. A GoodID garantálta nekünk, hogy az ő szakemberei leülnek a mi szoftverfejlesztőnkkel, és meglesz a kapcsolat, így mi kvázi egy online megrendeléssel mindent meg tudunk oldani. Részükről nagyon nagy rugalmasságot tapasztaltam, látszik, hogy mindenkinek szeretnék kielégíteni az igényét, minden egyes szállodai szoftverre igyekeznek megoldást ajánlani, és mi ezt nagy örömmel fogadjuk. Rendkívül fontos egyébként, hogy a szoftver folyamatosan és stabilan működjön, hogy ne kelljen azt nézegetni, megvan-e a kapcsolat” – teszi hozzá a Courtyard general managere.  

A stabilitást és a gyorsaságot egyébként a Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége is lényegesnek tartja. Álláspontja szerint a mobilalapú okmányolvasás igen hatékony lehet, amennyiben a szálláshelykezelő szoftverrel való összekapcsolás, és a jogszabály által elvárt adattovábbítás megoldott. Utóbbi sebességénél az okmányszkennerekéhez hasonló 10-15 másodperc az elvárás. Ennél hosszabb beolvasási idő ugyanis már az érkeztetési folyamatot lassítja. A GoodID Scannernél ez adott, hiszen – mint már említettük - chipes okmány esetében akár 5 másodperc alatt is megtörténhet a beolvasás. A Szállodaszövetség szerint, ha a sebesség megfelelő, a beolvasás minősége minden esetben garantált, az összeköttetés a PMS-szoftverrel megoldott, és a havidíj hosszú távon kiszámítható, akkor ez a fejlesztés biztosan megoldást jelent a szállodák számára.